2021.07.21

幹事様必見情報, 旅の目的別情報

【社員旅行の幹事】やることマニュアル - バスセレクト

社員旅行の幹事を任されたけど、何から始めたらいいか。
要望を受けるけど、意見をまとめられない。
仕事の合間に準備なんて、無理!幹事なんてやりたくない!!

そんな幹事さんのお助けマニュアル!をご用意!

ここでは「幹事やることスケジュール」と「喜ばれる配慮」についてご紹介!

幹事は大変だったけど、上司に認められた!
ピンチをチャンスにする社員旅行マニュアルをお伝えします。

【 社員旅行日までのスケジュール 】
・2~3ヶ月前
旅行の計画や準備を始める。

・2ヶ月前~1.5月前
交通手段、食事場所、宿泊先等の予約

・1.5ヶ月前~3週間前
社員旅行参加者に旅行代金の支払い

・1~2週間前
社員旅行参加者に旅行の行程表や座席表を送付

行先と日程を決める


日程、旅行先の希望を同僚や上司から言われるけど
意見をまとめられない!

そんな時に便利なのが、アンケート!

ポイントは選択式にする事です。
すべて自由記述回答にすると、意見がまとまりにくいからです。

アンケートの選択項目は、上司や以前の幹事さんに相談すると
社内の意見をまとめやすくなります。最後に社員の要望も伺うため
自由記述回答を設けておくと、今後の参考になるので良いですよ。

【アンケート例】

旅行先:①【九州】②【長野・山梨方面】➂その他(  )

旅行日:①9/10~9/11 ②9/17~9/18 ➂10/1~10/2

旅行の行程を考える


次に観光地や食事場所、宿泊先など決めなければいけません。

参考にすると便利なのが、旅行会社のバスツアー!

バスツアーの行程は、今人気のスポットや定番の観光地が
含まれているので、社員旅行で喜ばれる場所が見つかります。

次に各所の見学時間等のスケジュールを組み立てます。
目的地までの移動時間の確認は、Googleマップを使用すると確認できます。

社員旅行の準備

【予約】

・交通手段
・昼食場所の予約
・宿泊と宴会場の予約(日帰りなら不要)

【座席表、部屋割り表の作成】

・座席表(移動時・食事会場・宴会場)
・部屋割り表(日帰りなら不要)

【旅行の周知】

・集合場所
・旅行の行程・座席表・部屋割り表(日帰りなら不要)
・持ち物・緊急連絡先(幹事さんの連絡先や部署の責任者等)

作成のポイント

【座席表】
・席次(座席の上座・下座)と社内での人間関係を考慮して配置する

【部屋割】
・同じ役職、立場や年齢が近い人が同じ部屋になるようにする
・ランクの高い部屋(高層階の部屋、エレベーターや階段から一番遠い部屋等)
は役職順・年功序列順に部屋を割り当てていきましょう。
・一定のルールを決めて割り当てる(五十音順・部署ごとにまとめる

その他 配慮

【二次会会場の確認】
必須ではないですが、社員旅行では二次会を開催する場合が多いです。
旅行当日に会場を探す手間を省く為に
事前に宿泊施設に聞いてみるといいでしょう!

【参加者への配慮】
■行程の中に、自由行動の時間を設ける。
社員旅行に行きたくないという社員は多いです。
自由行動の時間を設けることで、社員旅行を苦に感じていた人の休息の時間になります。

■社員旅行に参加できなかった社員へのお土産もお忘れなく。

まとめ

社員旅行の幹事は大変そうなイメージがありますが
やるべきことを整理すると、意外と簡単に思えてきませんか?
とはいえ、仕事の合間に社員旅行の予約・準備をするのは容易ではないですよね。
そんな時は、プロの手をかりましょう!

旅行会社に依頼をした場合、やることは3つ!

①意見をまとめる
②旅行の周知
➂参加者への配慮

添乗員を同行させれば、旅行の段取りが良くなり
幹事さんは役員や上司への配慮等に専念できます。

昇格や昇進を目指す方にとってはチャンスです!
幹事克服マニュアルを活用して、みんなに喜ばれる社員旅行にしましょう!